Deine Kunden in guten Händen.Dein Team spürbar entlastet.

Von der ersten Anfragebis zur laufenden Zusammenarbeit.

Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und individuelle Anforderungen. Deshalb beginnen wir nicht mit einem starren Leistungspaket, sondern mit einem Gespräch über deine tatsächlichen Bedürfnisse. Deine Anforderungen bilden wir anschließend in unseren bestehenden Systemen ab, mit DialogMaster als Basis. Du musst dafür noch keinen fertigen Prozess und keine ausgearbeiteten Arbeitsanweisungen mitbringen.

1. 01

   Wir verstehen deine Anforderungen

   Am Anfang steht das Verständnis für deine Aufgaben und Arbeitsabläufe. Welche Tätigkeiten möchtest du abgeben? Wie werden diese bisher bearbeitet? Welche Ergebnisse erwartest du von unserer Unterstützung?

   Gemeinsam betrachten wir die notwendigen Arbeitsschritte, Kommunikationswege und Zuständigkeiten. Denn um eine Aufgabe zuverlässig übernehmen zu können, müssen wir verstehen, worauf es bei ihrer Bearbeitung ankommt.

2. 02

   Wir übertragen deine Anforderungen in unsere Systeme

   Auf Grundlage deiner Anforderungen legen wir die notwendigen Prozesse und Handlungsspielräume fest. Welche Anliegen dürfen unsere Mitarbeiter eigenständig bearbeiten? Welche Entscheidungen können sie treffen? Wann müssen deine eigenen Fachkräfte eingebunden werden?

   Auch Bearbeitungsfristen, Eskalationswege, Zugriffsrechte sowie Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen werden gemeinsam abgestimmt. Dafür adaptieren wir deine Vorgaben in unseren bestehenden Systemen, zum Beispiel in DialogMaster. Arbeiten wir stattdessen in deinen Anwendungen, richten wir die nötigen Zugriffe gemeinsam ein.

   Du bestimmst die Rahmenbedingungen. Wir richten unsere Arbeit danach aus.

3. 03

   Wir schaffen die notwendige Wissensgrundlage

   Eine erfolgreiche Zusammenarbeit beginnt für uns mit einer gründlichen Einarbeitung. Dafür erhält jedes Kundenprojekt einen eigenen Bereich in unserer internen Wissensdatenbank.

   Vorhandene Schulungsunterlagen, Produktinformationen und Prozessbeschreibungen unserer Auftraggeber bilden eine wichtige Grundlage. Sind diese noch unvollständig oder für die tägliche Arbeit nicht ausreichend aufbereitet, ergänzen und strukturieren wir sie oder erstellen gemeinsam mit dir geeignete Arbeitsunterlagen.

   Wo es sinnvoll und möglich ist, beschäftigen sich unsere Mitarbeiter auch praktisch mit den Produkten und Anwendungen unserer Auftraggeber. So entsteht eine projektspezifische Wissensgrundlage, die sowohl die Einarbeitung als auch die spätere Bearbeitung unterstützt.

4. 04

   Wir übernehmen deine Aufgaben

   Sobald die notwendigen Abläufe abgestimmt und unsere Mitarbeiter entsprechend vorbereitet sind, übernehmen wir die vereinbarten Tätigkeiten. Je nach Aufgabenstellung beantworten wir Kundenanfragen, bearbeiten Vorgänge, unterstützen Anwender, koordinieren Maßnahmen oder verfolgen offene Aufgaben bis zum vereinbarten Abschluss.

   Dabei arbeiten wir innerhalb der festgelegten Zuständigkeiten und dokumentieren die erforderlichen Bearbeitungsschritte.

   Ob als Entlastung im Tagesgeschäft, zur dauerhaften Übernahme bestimmter Aufgaben oder als Service außerhalb deiner Geschäftszeiten: Wir unterstützen dich dort, wo du uns benötigst, auf Deutsch und Englisch.

5. 05

   Wir halten Wissen und Prozesse aktuell

   Produkte verändern sich, Abläufe werden angepasst und neue Anforderungen entstehen. Deshalb endet unsere Arbeit an einem Serviceprozess nicht mit dessen Einführung.

   Änderungen an Produkten, Zuständigkeiten oder Arbeitsanweisungen übernehmen wir in unsere projektspezifische Wissensdatenbank und informieren die betroffenen Mitarbeiter über die neuen Vorgaben. So bleibt das für die Bearbeitung benötigte Wissen auch im laufenden Betrieb verfügbar und aktuell.

   Unsere geringe Mitarbeiterfluktuation unterstützt uns zusätzlich dabei, einmal erworbene Kenntnisse und Erfahrungen langfristig im Team zu erhalten.

   Auch der Umfang unserer Zusammenarbeit kann sich weiterentwickeln. Aus einer zunächst einfachen Anrufannahme können beispielsweise eine qualifizierte Anfragenbearbeitung oder zusätzliche Sachbearbeitungsaufgaben entstehen.