Messe-Services

Professionelle Kommunikation mit Ausstellern, Besuchern und Kongressteilnehmern seit 1999

Durch unsere langjährige Erfahrung in der Kundenkommunikation im Messebereich steigern wir Ihren Erfolg durch hochqualifizierte Akquisitions- und Vertriebskampagnen. Diese lassen sich in unterschiedlichsten Ausbaustufen in Ihr Vertriebskonzept einbetten. So erzielen wir die besten Ergebnisse.

Unsere Erfahrung mit diversen Shop- und Bestellsystemen sowie versierte Fachkenntnisse im Bereich der Messe-Technik (Standbau, Abhängungen, Elektrik, Sanitär) und allen begleitenden Ausstelleranfragen (Logistik, Visa) ermöglichen uns eine First Call Resolution Rate (Lösung der Anfragen beim Erstkontakt) von über 95 %. Hierdurch wird die Zufriedenheit und Bindung Ihrer Aussteller an Ihre Veranstaltungen maximiert.

Gleiches gilt für die Kundenkommunikation im Kongressbereich. Wir unterstützen Sie bei der Gewinnung von Kongressteilnehmern oder bringen Ihre gewünschte Zielgruppe an Fachbesuchern zu Ihrer Veranstaltung. Unsere Expertise im Bereich des Themenkomplexes Ticketing, Zahlungsverkehr, Legitimationsprüfung und aller Begleitthemen (Visa, Anfahrt, Barrierefreiheit) garantieren die Zufriedenheit Ihrer Besucher und Kongressteilnehmer.
Besucher
Besucher-Hotline
Aktuell bieten wir unseren Service in 20 Fremdsprachen auf muttersprachlichem Niveau. Ihre Besucher werden zu allen Themen in der bevorzugten Fremdsprache angesprochen. Unser Dienstleistungsangebot geht dabei weit über die Bestellung von Tickets oder den Support zu Bestellsystemen hinaus. Unser Team der Besucherhotline übernimmt für Sie auch die professionelle Fachbesucherregistrierung und -legitimierung, die Datenbankpflege sowie die Abwicklung von Storni, Erstattungen und Rechnungsänderungen.
Hotline für Ticketbestellungen

Ticketing Systeme bieten Ihnen als Veranstalter einen Mehrwert, der sich vom klassischen System der gedruckten Einlasskarte abhebt. Ihre Besucher können sich leicht legitimieren und registrieren, Tickets kaufen und ausdrucken oder das mobile Ticket auf dem Smartphone nutzen.

Alle seriösen Ticketing Systeme verfügen über eine Vielzahl nützlicher Konfigurationsmöglichkeiten, die dem Auftraggeber die Möglichkeit bieten über eine Querverbindung zu Datenbanken und deren Suchfunktionen, gleichzeitig bei einem Bestellvorgang die Adressqualifizierung durchzuführen sowie die Bestellhistorie eines Besuchers nachzuhalten.

Unsere Dienstleistungen reichen hierbei von B wie Bestellung bis zu R wie Report.

Unsere Dienstleistung im Einzelnen:

Bestellvorgang
Für Besucher von diversen Messegesellschaften oder Konferenzen, leisten wir Hilfestellung und führen bei Bedarf auch Ticketkauf auf Rechnung durch.

Stornierung
Stornierungen gemäß der jeweiligen AGBs von diversen gekauften eTickets oder Katalogen inklusiver Erstattung des Kaufpreises.

Reklamationen
Korrekturen und/oder Ergänzungen von Rechnungen und evtl. Tickets inkl. erneutem Versand.

Gruppenbestellung
Sammelbestellung von Schüler- oder Studenten Tickets.

Registrierung
Registrierung der Fachbesucher für ausgewählte Fachmessen und/oder Konferenzen.

Legitimierung
Durchführung einer Zulassung für entsprechende Legitimierungspflichtige Veranstaltungen und/oder Konferenzen.

Abrechnung
Abrechnung der Veranstaltung mit dem Auftraggeber.

Projektberichte
Zu jeder abgeschlossenen Veranstaltung wird ein Projektbericht erstellt.

Reporting
Erstellung diverser Reports nach Vorgaben des Auftraggebers.

Visa-Abwicklung für Messeaussteller aus dem nicht europäischen Raum

Messe-Besucher und Aussteller aus Nicht-EU-Staaten benötigen ein Visum, um nach Deutschland einzureisen. Die deutsche Botschaft des jeweiligen Landes verlangt für das Anfertigen der Dokumente eine Einladung der Messegesellschaft.

Hierfür erstellt und versendet die A. Sutter Dialog Services GmbH den offiziellen Visa Invitation Letter.

Der Antragssteller übermittelt die Daten direkt über die Website der jeweiligen Messe an die A. Sutter Dialog Services GmbH. Die Ausstellerdaten gleichen wir mit der aktuellen Ausstellerliste ab. Stimmen die angegebenen Reisedaten und der Messezeitpunkt überein und ist die Aufenthaltsdauer angemessen, erstellen und versenden wir das Einladungsschreiben. Das Einladungsschreiben verfassen wir für den Antragsteller in englischer Sprache. Alle Anfragen bearbeiten wir innerhalb von 24 Stunden nach Eingang des Antrages gemäß der Corporate Identity des Messeveranstalters.

Der Antragsteller und die Botschaft erhalten das Einladungsschreiben entweder per E-Mail oder Fax. Auf Wunsch des Antragstellers versenden wir das Schreiben alternativ auf dem Postweg.

Bei Rückfragen zur Visa-Beantragung und -Abwicklung stehen unsere Mitarbeiter den Antragstellern, Botschaften sowie dem Messe-Management über speziell dafür eingerichtete Hotlines zur Verfügung.

Besucher- und Kongressteilnehmerakquisitionen

Besucherakquisition

Setzen Sie sich von der Masse ab! Laden Sie Ihre Besucher persönlich zu Ihren Veranstaltungen ein und schaffen so eine besondere Form der Kundenbindung.

Unsere Erfahrungen der letzten Jahre zeigen deutlich, dass eine persönlich ausgesprochene Einladung als eine außergewöhnliche Serviceorientierung Ihres Unternehmens wahrgenommen wird. Gleichzeitig werden Streuverluste fehlgeleiteter Einladungsschreiben oder vergessene Eintragungen in Terminkalendern kompensiert.

Nutzen Sie die sich im persönlichen Gespräch ergebenden Informationen zu Ihrem Vorteil und profitieren Sie außerdem von:

  • Ansprechpartner-Evaluierung
  • Aktualisierung der Kommunikationsdaten
  • Zielgerichtetem Nachversand von Informationsunterlagen
  • Angebot von Vergünstigungen (Frühbucherrabatt, Freikarten)
  • Erfassung der Gründe für einen Nichtbesuch
Aussteller
Vermarktung von Standbau-Dienstleistungen
Durch professionell geschulte Vertriebler halten wir ein umfangreiches Know-How zu gängigen Standbaulösungen vor und kennen uns auch auf dem Gebiet der Individualstände bestens aus. Hierdurch gewährleisten wir eine umfangreiche, kundenorientierte Beratung sowie den seriösen Vertrieb Ihrer Leistungen.
Bestellannahme
Die enge Vernetzung zu unseren Kunden und die flexible Prozessgestaltung, führen zu wenig Reibungsverlusten und einer effizienten Weiterleitung von Kundenanliegen und Bestellungen.
Support von Online-Bestellsystemen

Im Zuge der digitalen Revolution hat sich das eCommerce durchgesetzt. Kaum eine Messegesellschaft verzichtet auf ein Online-Bestell-System, das dem Aussteller und dem Besucher eine Plattform bietet, sämtliche Prozesse für die Teilnahme an einer Veranstaltung abzuwickeln.

Für sämtliche Fragen die sich dem Aussteller und dem Besucher während des Bestellvorgangs im Online-Bestell-System stellen, bieten wir einen multilingualen Support via Hotline, E-Mail oder Web-Chat an. Wir bearbeiten alle Anfragen innerhalb eines gesetzten Zeitrahmens, Service-Levels und dokumentieren jeden Vorgang transparent in einem Unified Communication System.

Die A. Sutter Dialog Services GmbH verfolgt dabei einen holistischen Ansatz. Ein Online-Bestell-System lebt von der Anwenderfreundlichkeit und garantiert, dass der Bestellvorgang nicht zu einer Hürde für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung wird.

Die ganzheitliche Dienstleistung in diesem Support-Bereich besteht aus:

Software Testing

Bevor ein Shop zu Ihrer Veranstaltung online geht, testen wir alle Funktionen und Features auf Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit. Auf Wunsch kommunizieren wir Software-Bugs direkt an Ihre Entwickler und optimieren mit Ihnen gemeinsam die Nutzerfreundlichkeit.

Software Lösungen

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung mit diversen Onlineshops und Datenbanksystemen, beraten wir Sie bei Optimierungen am bestehenden Online-Bestell-System

Technischer Support

Im Falle einer Fehlermeldung während des Bestellvorgangs prüfen wir den Fehler und bieten dem Nutzer eine Problemlösung. Gleichzeitig kommunizieren wir mit den Entwicklern, um einen reibungslosen Bestellvorgang zu gewährleisten.

Support
Technischer Support

Trotz nationaler und internationaler Standards in der Veranstaltungstechnik treffen Austeller und Standbauer auf unterschiedliche technische Richtlinien bei den Messeveranstaltern.

Unsere Erfahrung zeigt, dass ein zentraler Service den Aussteller dabei unterstützt, den für die Präsentation des Unternehmens wichtigen Messestand zu planen und zu realisieren. Zusätzlich bietet dieser Service den Ausstellern Raum sich auf das Kernziel, das Messegeschäft, zu konzentrieren.

Durch die langjährige Zusammenarbeit mit den Projektteams unserer Auftraggeber bieten wir eine umfangreiche Kompetenz im Bereich der messespezifischen Veranstaltungstechnik. Kontinuierlich bilden wir unsere Mitarbeiter zu allen technischen Messethemen weiter und bauen unseren internen Wissenspool aus.

Ihre Aussteller erhalten vor, während und nach der Messe Support zu allen Fragen zu den technischen Richtlinien Ihrer Veranstaltung.

Marketing Support
Auch auf dem Gebiet der Crossmedia-Vermarktung kennen wir uns aus und bieten Ausstellern sowohl im Online- als auch Printbereich bedarfsgerechte Lösungen an.
Logistik Support
Unser internes Wissensmanagement liefert aktuellste Informationen zu den Standards und Richtlinien unserer Kunden und gewährleistet eine effiziente Informationsweitergabe an Aussteller und Besucher.
Vor-Ort-Services

A. Sutter Dialog Services GmbH bietet neben vielen Leistungen rund um den Besucher, auch den sogenannten vor Ort Service an. Zu den Leistungen gehören unter anderen:

Registrierungs-Counter
Stellen vom qualifizierten Personal an verschiedenen Registrierungs- Counter

Inkasso
Bargeldloser- Verkauf von Tickets auf extra dafür vorgesehenen Stellen

Legitimierungen
Durchführung von Legitimationsprüfung während einer Veranstaltung

Hostessen
Hostessendienst

Information
Auskünfte, Begleitung und Unterstützung für einen gelungenen Messebesuch

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